Свако би се сложио да примарна функција медицинске канцеларије јесте брига о својим пацијентима, међутим, како би остала у пракси и успјешна, канцеларија мора прикупити исплату за пружене услуге. Кодирање, фактурисање и збирке су витални део особља особља медицинског уреда и одговарајућа обука и смјернице су од виталног значаја за успјешно извршење ових дужности.
Одељење за наплату ради у блиској сарадњи са особљем кодирања у ординацији лекара. У неким случајевима, иста особа обавља дужности кодирања, фактурисања и наплате, али то су три различите позиције. Иако се неки аспекти сваког посла преплићу са другима, они такође имају врло специфичне одговорности.
Кодирање заправо олакшава процес наплате тако што доноси униформност процедурама кроз препознатљиве шифре. Користећи стандардне дијагностичке кодове и процедуре кодова које признају осигуравајућа друштва, све медицинске праксе и релевантне агенције за негу, медицински кодер ће осигурати да осигуравајућа друштва или "комерцијални обвезник" или центри за Медицаре и Медицаид (ЦМС) обрачунату ставку и како дијагноза оправдава ту процедуру , тест или третман.
Процес фактурисања почиње са уносом пацијента. Важно је добити све информације о осигурању пре него што се пацијент види ако је то могуће, како би све стране разумеле шта ће свака посета и процедура коштати пацијента из џепа.
Што је мање изненађења код ваших пацијената у погледу плаћања за пружене услуге, све ће бити срећнији. Када пацијент стигне и презентира информације о осигурању, од виталног је значаја да су дати подаци верификовани са друштвом за осигурање као активни, дозвољене накнаде и да је провајдер тренутно уговорен са тим специфичним обвезником.
Сајтови имају дезинформације, престанак уговора и промјене бенефиција, па је верификовање података веома важно.
Да би се уштедело време, приходи и погоршање, сваки поступак који није уобичајен обим пословног боравка требало би да буде унапред овлашћен прије унапред или у временском року одређеног плана осигурања. Било која плаћања која се требају дати од пацијента треба дискутовати и сакупљати прије процедуре, тестирања, терапије или лијечења. Копије треба увек платити пре него што пацијент прегледа и пацијента, да би касније избегли проблеме.
Збирке досадашњих износа су најмање ефикасни начин надокнађивања. Што дужи рачун буде доспио, мање је вјероватно да ће се сакупљати и што више новца кошта канцеларију у времену и платном сату. То је најбољи разлог за све да имате ефикасно особље за шифрирање и обрачун у вашој медицинској канцеларији.
Негативан захтев комерцијалног обвезника је највероватнији разлог да се рачун не плаћа на време. Када и пацијент и особље претходно изврше дужну марљивост, то је мање вероватно, али се то дешава. Жалба особља са било којим објашњењем или објашњењем може бити неопходна. Жалба пацијента је још једно могуће решење, али пацијент мора бити упознат са могућношћу да ће бити одговорни за било какве неизмирене салде.
Док је договор о плаћнику често један од првих налога пословања приликом попуњавања папира за унос пацијента, вероватноћа је да пацијент није пажљиво прочитао документ. Понекад се пацијент није тада осећао добро и није обраћао пажњу на документ, или једноставно очекује да већина или све своје рачуне плаћају осигуравајућа друштва. Разговарање о финансијској одговорности прије него што постоји проблем представља најефикаснији ток акције како би се избегли неугодни и евентуално емоционални сусрети.
Кодирање, фактурисање и збирке су важне за успешну медицинску установу без обзира на величину или специјалност.
Одговарајућа обука, континуирано образовање и упознавање са тренутним променама у законима, кодовима или праксама осигурања су императивни. Досадашњи референтни материјали и опрема омогућавају овим члановима особља да позитивно утичу и на пацијенте и на медицинске канцеларије.