5 компоненти за ефективне унутрашње контроле

Спречити и открити лоше понашање запослених у вашој медицинској канцеларији

Унутрашње контроле су дефинисане као процес дизајниран да обесхрабрују преваре, заштите ресурсе компаније и обезбеде усклађеност са законима и прописима. Унутрашње контроле су ефикасне само ако су одређене посебним потребама медицинске канцеларије, имплементиране, праћене и мјерене како би били сигурни да функционишу како је планирано.

Медицинска канцеларија мора предузети проактиван приступ у спречавању и откривању лошег понашања запослених, успостављањем политике у вези са унутрашњим контролама. Превенција и откривање играју веома важну улогу у сваком процесу интерне контроле минимизирањем одређеног нивоа ризика.

1 -

Запошљавање у пракси

Запошљавање најбољих здравствених радника је ефикасан начин јачања процеса интерне контроле. Запошљавање особља које је компетентно, поуздано и поуздано у потпуности пресцреенинг кандидата је само добар пословни смисао. Провере у позадини и референтне провјере су једноставни начини за уклањање било каквих лоших јабука и одвраћање одређених људи од подношења захтјева за посао.

Иако претходним послодавцима није дозвољено да дају било какву информацију осим статуса запослења и подобности за рехире, можете затражити од подносилаца пријава да пруже контакт информације за претходне супервизоре или сараднике ради добијања детаљнијих информација. Провере позадине укључујући проверу кредита такође садрже детаље о личној историји подносиоца захтева.

Више

2 -

Раздвајање задужења

Одвајање дужности спречава једног запосленог да има одговорност за више трансакција које укључују руковање финансијама. Кад год запосленик мора да управља новцем, треба да постоји једна особа која овлашћује одређене трансакције, друго лице одговорно за обраду, а друго за помирење и вођење евиденције. Ово осигурава да ниједна особа не може извршити било који задатак који није откривен или прегледан од стране друге особе.

Одвајање дужности отежава губитак сваке количине новца, било да је на нивоу предсобља или административном нивоу медицинске канцеларије. Када запослени знају да се сваки процес прати и прати, подстиче прецизност и искреност у обављању задатака.

3 -

Документација

Свака финансијска трансакција треба да има папирни траг. Документација није само пракса писања или документовања акција, већ и чувања копија свих финансијских евиденција, као што су фактуре и дознаке плаћања. Запослени треба да буду свесни да никада не изврше трансакцију засновану на усменом захтеву.

Валидна документација обухвата службене формуларе медицинске канцеларије, меморандуму или фактуре и треба их потврдити потписивањем, када је потребно. Чекови увек треба да имају фактуру, као и рефундације, преноси новца или плаћања. Готовина треба да буде прихваћена, никада није издата, осим ако се не врати пацијентској промени. Помирење новчаница такође треба документовати на почетку и крају сваке смјене.

4 -

Физичке и електронске заштитне мере

Употреба сефова, алармних система, камера и брава може помоћи здравственој канцеларији у очувању података, инвентара, имовине и новца.

1. Држите све касе за благајне, чекове и рецепте закључане у сефу са ограниченим приступом особља медицинских канцеларија. Комбинације треба редовно мењати.

2. Имајте на располагању алармне системе за сате и неоперативне дане.

3. Камере могу бити постављене на сваком улазу и излазу, на рецепцији и усмерене ка сефу.

4. Чувајте врата у просторији за снабдевање и / или апотекарску кабинету у сваком тренутку и дозволити приступ само одређеним подручјима по потреби.

Електронске заштитне мере укључују употребу лозинки и ограничавање приступа само овлашћеном особљу.

5 -

Операције надгледања

Сваки процес интерне контроле би био некомплетан без начина да надгледа операције. Мониторинг унутрашњих контрола подразумева преглед свакодневних операција како би се обезбедило да процеси функционишу исправно.

1. Усклађивање готовине

2. Рачун или ревизија графикона

3. Верификација поређењем извештаја

4. Редовне провере инвентара

Одржавање пажње о свим процесима је од суштинског значаја, али пре свега руководилац медицинске канцеларије мора:

1. Успоставити правила и циљеве

2. Комуницирајте их са свим особљем

3. Редовно пружајте повратне информације