5 Важне функције предњег стола

Тањир медицинске канцеларије може бити веома заузето место. Особље рецепције је од суштинског значаја за несметан рад медицинске канцеларије. Особље рецепције обично се састоји од рецепциониста и / или медицинских помоћника и зависно од величине медицинске канцеларије може бити и једна особа. Уз клиничке дужности, рецепција је одговорна за пет административних задатака:

1. Поздравни пацијенти
2. Одговарање и управљање телефоном
3. Планирање састанака
4. Интероффице комуникација
5. Спољна преписка

1 -

Поздравни пацијенти

Поздравни пацијенти нису само о ономе што кажете, већ ио томе како ви интеракцију с пацијентима. Рецепција је одговорна за пацијенте који се осећају добродошлицу.

Рецепција је први утисак који пацијент прима приликом позивања или посете медицинској пракси. Важно је да рецепција испоручује изузетан сервис за купце и да буде позитивна репрезентација медицинске праксе.

Ево и других начина поздрављања пацијената:

• Одговара на телефон док се држи љубазан, доследан начин коришћењем правилног телефонског етикета
• Чувају и организују простор за пријем
• Региструје нове пацијенте и ажурира постојеће демографске податке пацијента тако што прикупља детаљне податке о пацијенту, укључујући личне и финансијске информације
• Омогућава проток пацијента обавештавајући даваоца пацијентовог доласка, знајући за кашњења и комуницирање са пацијентима и клиничким особљем
• Одговара на пацијенте, потенцијалне пацијенте и питања о посетиоцима на љубазан начин

2 -

Управља телефоном

Док је одговарање на телефон на љубазан и доследан начин, део је поздравних пацијената, то није једина дужност телефонских обавеза представе. Пријемни кабинет је одговоран за пријем свих долазних позива и постављање одлазних позива када је то потребно.

• Долазни позиви: долазни позиви се састоје од позива пацијената, телемаркетера, фармацеутских представника, других лијечника и још много тога. Предсобље мора користити одговарајући телефонски позив када управља телефоном користећи ове комуникацијске вештине: бити активан слушалац, да има добре начине на телефону, позиве екрана, да користи такт, поставља питања и да чува поверљивост.
• Одлазни позиви: Понекад се на рецепцији можда мора поставити одлазни позив да би се разговарало о терминацији пацијента, направили спољне састанке или упутства или наручили набавку. Као представник медицинске канцеларије, једнако је важно користити правилну телефонску етикету.

3 -

Планирање именовања

Ефикасно планирање је неопходно за одлично искуство пацијента и гладак проток пацијента. Већина медицинских канцеларија користи софтвер за планирање који омогућава заказивање састанака једноставним и једноставним. Међутим, рецепција мора бити у могућности попунити отказе или не-емисије и постати ефикасна у комуникацији са променама у распореду пацијентима и љекарима.

4 -

Интероффице комуникација

Предњи део медицинске канцеларије је као комуникацијски центар. Већина интероффице комуникација пролази кроз рецепцију нарочито када укључује било који административни задатак који се односи на пацијента.

Да би се најефикасније комуницирале јасне и концизне информације, кључно је. Без обзира да ли је у меморандуму, писмена комуникација, путем унутрашње службене е-поште, оне у једној интеракцији, или у групној поставци, важно је држати теме у руци и не одустати од тачке.

Неке основне вештине које су неопходне за ефикасну комуникацију међу службеним лицима укључују:

• Телефонски етикет
• Кориснички сервис
• Основна реч и екцел програми
• Управљање временом
• Организационе вештине

5 -

Екстерна комуникација

Екстерна комуникација укључује потенцијално комуницирање са добављачима, другим лекарским праксама, осигуравајућим друштвима и другим предузећима. Ово може захтевати излазне телефонске позиве, писање стручних писама, факсирање и поштанска писма.

Познавање канцеларијских процедура које се обично добијају из сертификата или сарадника у пословном програму, укључујући административне процесе и поступке, обраду захтјева, припреме графикона пацијената и основне компјутерске вјештине. Основне вештине административног асистента и способност адекватног управљања канцеларијском опремом битне су за успех предње службе.