Планирање медицинске канцеларије или организације
Потребно је пуно времена и пуно планирања приликом спровођења процеса избора и стицања информационог система (ИС) у здравственој организацији. Овај процес може се разликовати од организације до организације, али и даље остаје изузетно пресудан за успех организације.
Професионалци у медицинској канцеларији морају бити информисани о детаљима пре почетка процеса стицања информационог система, како циљеви организације покрећу процес селекције и улогу сваке заинтересоване стране организације у процесу селекције и аквизиције.
Оутсоурцинг или Ин-Хоусе ИТ техничари
Једна од првих одлука је да ли да изабере између оутсоурцинга ИС и / или да доведе техничаре ИТ (Информационе Технологије) да раде у објекту.
Прво: организација која размишља мора да запита: "Који су трошкови спремни да потрошимо на спровођење овог новог процеса и какве су предности сваког избора, оутсоурцинга или интерне куће?" Одговори са ова два питања помоћиће организацији у правилан правац примене новог информационог система.
Друго: Треба поставити циљеве у вези са оним што је жељно и потребно из овог новог информационог система. На списку треба укључити циљеве запослених појединачно иу цјелини, циљеве канцеларије, циљеве задњег уреда, све докторе који учествују, као и циљеве који су потребни за постизање задовољства пацијента. Ови циљеви постављају тон како ће организација водити процес селекције информационог система.
Циљеви постављени у оквиру организације ће водити процес селекције имплементације новог информационог система на више начина. Свака организација функционише другачије од друге. Ово би могло укључивати више или мање потреба, са већим или мањим бројем пацијената, захтијевати различите формате система и / или радити на једном или више сервера.
Ови фактори за избор и имплементацију здравственог информационог система сви ће имати улогу у процесу одлучивања о имплементацији новог информационог система.
Ко ће користити информациони систем?
Организација која разматра мора да одлучи ко ће користити сваки систем и који ће им захтевати да испуњавају дужности запосленог и истовремено задовољавају своје пацијенте. Видимо да приликом избора за имплементацију информационог система у здравствени објекат постоје многи фактори који треба размотрити. На пример: запослени, пацијенти или било ко други који могу бити повезани са организацијом. Прије доношења било каквих одлука на основу новог информационог система осигурајте да су циљеви постављени и да их јасно разумију све укључене стране. Ово ће смањити било какве неспоразуме у будућности.
Још један важан фактор који треба узети у обзир приликом доношења ове одлуке је обука запослених, трошкови обучавања ових запослених и способност запослених да науче како да користе новоформисан информациони систем.
ХИПАА усаглашеност за медицинске информационе системе
Најзад, али не и најмање важно, побрините се да је ваша медицинска служба у складу са ХИПАА стандардом. Са повећаном употребом информационих технологија у здравственој заштити, ваша медицинска служба мора наставити да проналази начине да одржи безбедност заштићених здравствених информација (ПЗЗ) пацијената којима служе.
ХИПАА сигурност се односи на успостављање заштитних мјера за јавну здравствену заштиту у било ком електронском формату. Ово укључује све информације које се користе, чувају или преносе електронски. Сваки објекат који је ХИПАА дефинисао као покривени субјект има одговорност да обезбеди приватност и сигурност информација својих пацијената, као и одржавање повјерљивости својих здравствених установа.
Неопходно је да медицинска евиденција остане повјерљива и не може приступити људима који немају одговарајуће одобрење. Објелодањивања у вези са заштићеним здравственим информацијама (ПЗЗ) пацијента без њиховог одобрења сматрају се кршењем Правила о приватности.
Сви здравствени радници имају обавезу да своје особље обучавају и информишу о усклађености са ХИПАА-ом. Било да је намерно или случајно, неовлашћено откривање ПХИ се сматра кршењем ХИПАА-е.