Електронска комуникација постаје све популарнија ових дана него телефонски позиви, пошта "пужева" и, чак иу неким случајевима, фаце-то-фаце састанци. У било ком професионалном окружењу, укључујући медицинску канцеларију, важно је размотрити неколико ствари када шаљете е-пошту сарадницима, пацијентима, љекарима, болницама, продавцима или другим професионалцима.
Људи проводе велики дио свог дана отварања и читања е-поште.
Вриједно вријеме не треба заборавити на неефикасне и неважне е-поруке. Исти професионализам који бисте користили на телефону, кореспонденцију поште или лицем у лице такође треба да буде изражен у е-маилу. Увек запамтите да је е-пошта облик комуникације и начин на који прималац интерпретира поруку је једина ствар која је важна.
Пре креирања и слања е-поште, поставите себи неколико питања.
- Да ли је емаил најповољнији облик комуникације за информације које шаљем?
- Да ли је професионално?
- Да ли је ХИПАА компатибилан?
- Да ли то тачно представља мене и медицинске канцеларије?
Етикуетте Емаил Правило # 1
Размислите о садржају ваше поруке пре него што притиснете СЕНД . Уверите се да је е-пошта одговарајући облик комуникације за вашу поруку уместо телефонског позива или састанка. Имајте на уму да садржај треба да одражава слику и ниво професионализма који се очекује од ваше медицинске канцеларије.
Немојте послати, проследити или одговорити на било који е-маил који садржи опсцену, увредљиву, клеверну, клевету, расистичку или сексуалну природу. Казне могу бити тешке за вас и за медицинску службу.
Емаил Етикуетте Правило # 2
Користите одговарајућу граматику, интерпункцију и правопис. Опет, ваша порука је одраз ваше медицинске канцеларије.
Такође, обавезно држите поруку концизном и користите одговарајући распоред за вашу поруку што олакшава читање. Преправите своју е-пошту пре него што кликнете на СЕНД .
Немојте користити СВЕ ЦАПС-ове, јер се то сматра за викање или вриштање у онлине свету. Користите масним словима или курзивом да истакнете реч или фразу. Такође, избегавајте коришћење екстремно фенси или чудних фонтова, јер ово отежава читање е-поште.
Емаил Етикуетте Правило # 3
Уверите се да се е-пошта шаље одговарајућем примаоцу (е). Информације у медицинској канцеларији, нарочито у вези с информацијама о пацијенту, требају се дијелити само на основу потребе за познавањем. Такође, сматрајте да људи могу сматрати информације које нису релевантне за њих као "нежељена пошта".
Не дискутујте о личним и поверљивим информацијама или приложите датотеке пацијента у е-пошти. Користите бројеве рачуна пацијента или бројеве здравствених записа како бисте саветовали некоме да прегледа налог. Твоје информације требају бити забиљежене тамо.
Етикуетте Емаил Правило # 4
Одговорите на професионална електронска пошта у року од 24 сата када је то могуће. Ако вам то не даје довољно времена, бар одговорите да кажете да сте примили е-пошту и да ћете се вратити њима што пре.
Немојте одговарати на нежељену пошту или захтеве за претплату / одјаву.
Ово ће генерисати само нежељену пошту која ће поплавити вашу е-маил адресу.
Етикуетте Емаил Правило # 5
Држите емоције из е-поште. Будите љубазни и професионални. Знаш са ким можеш бити неформалан након што је прошло довољно времена да изградиш ту врсту везе.
Немојте ништа говорити у е-поруци о којој бисте се касније жалили. Будите пажљиви када шаљете или одговарате на емаил у бесу. Никад не правите личне коментаре о другој особи, дајте коментаре који би увредили некога или рекли било шта што не бисте рекли лично.
Емаил Етикуетте Правило # 6
Одржавајте хумор, шале и иронију на минимум. Интентације су често "изгубљене у преводу" у е-пошту и људи не могу увек добити шалу.
Размислите о томе из перспективе примаоца.
Немојте послати, проследити или одговорити на ланчана писма. То је непрофесионално понашање и неки људи ово гледају као нежељену пошту. Запамтите да било који садржај који шаљете треба да одражава слику и ниво професионалности који се очекује од ваше медицинске канцеларије.